Suomenlinnan hoitokunnan asiakirjahallinnan kehittäminen, vuodet 2008-2010

Yhteyshenkilö: Restaurointijohtaja Heikki Lahdenmäki, p. 0295 338 302

Suomenlinnan hoitokunta (SLHK) on vuonna 1973 perustettu OKM:n alainen virasto, joka kunnostaa, ylläpitää ja kehittää Suomenlinnaa.

Alkuvuodesta 2008 hoitokunta antoi tehtäväkseni e-arkistonmuodostussuunnitelman (eAMS) ja asiakirjahallinnan toimintaohjeen (arkistosäännön) laatimisen.

Toimin projektissa konsulttina ja käytännön työn tekijänä eli eAMSin laatijana. Työtä siis tehtiin tiiviissä yhteistyössä SLHK:n henkilöstön kanssa. Työpajojen lisäksi järjestimme hoitokunnan yhteyshenkilön restaurointijohtaja Heikki Lahdenmäen kanssa koulutus- ja tiedotustilaisuuksia eAMSin merkityksestä ja käytöstä.

Projekti jaettiin kolmeen osaan, joista viimeisen deadlineksi sovittiin vuodenvaihde 2008/2009. Hankkeen aikana pidetystä pitkästä kesätauosta huolimatta projekti saatiin loppuun yli kolme kuukautta etuajassa ja huomattavasti budjetoitua edullisemmin. Budjetoiduista työtunneista yritykseni käytti ainoastaan 57 %.

Nopea etenemistahti mahdollisti hankkeen laajentamisen, työhön sisällytettiinkin asiakirjojen suojelusuunnitelman laatiminen. Projektin lopputuloksena Suomenlinnan hoitokunnan käyttöön saatiin eAMS, asiakirjahallinnan toimintaohje sekä asiakirjojen suojelusuunnitelma.

Projektin jälkeen toimin vuosina 2009-2010 erillisten toimeksiantojen pohjalta konsulttina hoitokunnan asiakirjahallintaan liittyvissä kehitys- ja selvitystehtävissä. Selvitimme yhdessä Heikin kanssa muun muassa VALDAn merkitystä hoitokunnan eAMSille, teimme esiselvityksiä sähköisen arkistoinnin ratkaisuista sekä asiankäsittelyjärjestelmän hankinnasta. Kehitimme hoitokunnan eAMS-pohjaa (metatietoja) VALDAn vaatimusten suuntaan. Selvitystöihin lukeutui myös SLHK:n prosessikuvausten läpikäynti eAMSin muokkaamista varten.

©2018 MetaManager - MMD Networks Oy