Pohjois-Karjalan kuntien kimpan tiedonohjausprojekti SARKE,
vuodet 2012-2013

Yhteyshenkilö: Projektipäällikkö Riitta Turunen, Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus. Puh. 013-339 0135, riitta.turunen(at)pttk.fi

Toimin Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskuksen (PTTK) koordinoimassa laajassa sähköisen arkistoinnin projektissa Innofactor Software Oy:n projektipäällikkönä. Työskentelin Innofactorin tiedonohjausratkaisujen tuotepäällikkönä, konsulttina ja kouluttajana. Projektin pääasiallisena tavoitteena on ollut sähköisen tiedonhallinnan osaamisen kehittäminen sekä tiedonohjaussuunnitelmamallin luominen maakunnalliselle tasolle. Näissä tavoitteissa myös onnistuttiin.  

Projektiin osallistuivat seuraavat Pohjois-Karjalan kuntatoimijat: Ilomantsi, Joensuu, Juuka, Kitee, Kontiolahti, Lieksa, Liperi, Nurmes, Nurmeksen ja Valtimon THKY, Outokumpu, Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä, Polvijärvi, Rääkkylä ja Tohmajärvi. Yhteensä projektiin osallistui siis 14 kuntatoimijaa.

Projektissa kuntatoimijoille koulutettiin ja käyttöönotettiin tiedonohjausjärjestelmä sekä toteutettiin tietojen siirto SÄHKE1-määrityksen mukaan laadituilta Excel-tiedostoilta SÄHKE2-määritykseen pohjautuvaan tiedonohjausjärjestelmään.

Innofactorin tuotepäällikkönä ja projektipäällikkönä koordinoin Innofactorin tiedonohjausjärjestelmän ja eAMS-lukijan tuotekehitystä. Huomioimme Innofactorilla SARKEn tiedonohjausjärjestelmälle asettamat vaatimukset ja kehitimme järjestelmää vaatimusten pohjalta.

eAMS-lukijalla siirrettiin TOS-Exceleiltä  (n. 3000 sivua) tiedonohjausjärjestelmään. Tietojen siirtämistä varten määrittelimme mitä metatietoja SÄHKE 1:n mukaisilta TOS-exceleiltä tuli siirtää SÄHKE2:n vaatimusten täyttämiseksi ja mitä ei. Ennen siirtoa Excel-tiedostoja muokattiin useita kertoja siirron mahdollistamiseksi.

SARKE-projektin tiedonohjauksen kehittämisessä huomioimme myös TOJ:n integroinnin kimpan organisaatioiden käytössä olevaan asianhallintajärjestelmään. Huomioon tuli ottaa muun muassa mitä TOJ:n tietoja asianhallintajärjestelmä pystyy hyödyntämään ja miten. 

Konsultin ja kouluttajan ominaisuudessa koulutin kimpan TOS-yhteyshenkilöitä Joensuussa. Koulutustilaisuuksien tavoitteena oli muun muassa laajentaa kuntatoimijoiden tietämystä tiedonohjauksesta ja sen merkityksestä, antaa vastauksia ajankohtaisiin kysymyksiin ja opettaa tiedonohjausjärjestelmän käyttöä.

Lisäksi yhteistyössä Riitta Turusen kävimme läpi projektin ajankohtaisia asioita ja suunnittelimme projektin etenemistä. Tiivis yhteydenpitomme koski muun muassa resursointia, aikataulutusta ja kuntien yhteisen tehtäväluokituksen muokkaamista kuntatoimijoiden kimpalle hyödynnettävään muotoon.

©2018 MetaManager - MMD Networks Oy